De grootste uitdagingen bij een Offshore project?
De taak van een planner kan een uitdaging zijn als uw team bij elkaar is. Maar wat als het project zich offshore bevindt? Waarvan moeten planners zich bewust zijn en wat zijn de grootste uitdagingen voor projectplanners? Dit is een uitdaging waar veel projectplanners vaak mee geconfronteerd worden in de bouwsector, de energiesector en de mijnsector.
Bij PrimaveraReader delen we met u een aantal overwegingen en uitdagingen voor planners om te overwegen, inclusief onze ideeën en praktische oplossingen om deze problemen te verhelpen. Deze omvatten locatie- en tijdzones; talen, vertaling en het potentieel voor misverstanden; coördinatie en respons krijgen van het offshore projectteam; problemen zoals de planner die tijdig de maandelijkse updates ontvangt die nodig zijn om het schema bij te werken en de prestaties te beheren; om te gaan met urgente uitdagingen zoals het opnieuw plannen en wijzigen van aanvragen.
Bij het bouwen en beheren van projectschema's voor offshore-projecten; locatie, tijdzones en taalbarrières zijn enkele van de meest voorkomende uitdagingen die moeten worden overwonnen.
De wereldwijde locatie van uw offshore project kan betekenen dat tijdzones een belemmering kunnen zijn voor het bereiken van goede communicatie en samenwerking.
Een mijnproject in Australië vanuit Europa uitvoeren? Wie gaat de moeite doen om buiten de werkuren te werken om te communiceren?
Dit probleem is verbitterd als de planner projecten op meerdere geografische locaties beheert en coördineert.
Wanneer de klok 12:00 uur slaat, waar is het dan 12:00? Op kantoor of op de locatie van het project?
When the clock strikes 12:00 where is it 12:00? In your office or in the location of the project?
Het is een goed idee om duidelijk gedefinieerde tijdzone- en gradenprojecttijden en -kalenders te communiceren.
Het is verstandig om in gedachten te houden dat er verschillende werkdagen in verschillende delen van de wereld actief zijn.
In sommige landen begint de werkweek bijvoorbeeld op zondag en eindigt deze op donderdag, met vrijdag en zaterdag vrij. Dit vereist het gebruik van een specifieke projectkalender in het schema.
Taalbarrières hebben de mogelijkheid om te verwarren met misinterpretatie van projectinformatie zoals specificaties en vereisten.
Als u met meerdere offshore-projecten op verschillende locaties werkt, kan het probleem worden verergerd, bijvoorbeeld als ze deel uitmaken van een wereldwijd programma.
Als de deskundige die u nodig hebt voor uw project de taal van het kernprojectteam niet spreekt, kunnen culturele verschillen en interpretatie van de betekenis van e-mails en gesprekken leiden tot verwarring over de gewenste vereiste schema-ingangen en kunnen zorgen voor terug- en voortgang iteratie en mogelijk leiden tot fouten en vertraging van het project.
Om dit te bestrijden, is het aan het begin van een project de moeite waard om te specificeren wat de belangrijkste werktaal van uw project zal zijn, en als het enigszins mogelijk is, moet u er rekening mee houden dat uw enterprise projectmanagementtool mogelijk interfaces in verschillende talen nodig heeft die specialisten ondersteunen. Het is niet noodzakelijk dat de moedertaal de kerntaal van het projectteam is.
Sommige bedrijven zijn zich volledig bewust van de uitdagingen die wereldwijd worden gedistribueerd en het beheer van offshore-projecten. Zij zorgen er in ieder geval voor dat tijdens de startfase van een nieuw project, het projectteam elkaar ontmoet.
Communicatie
Hoe bent u van plan om te communiceren met uw offshore projectteams? Coördinatie en contact leggen met offshore-teams kan een echte uitdaging zijn. Hoe ga je ze bereiken? Vertrouw op e-mail? Directe lijn via telefoon? Een van de oplossingen is om een reguliere projectvergadering en -updates in te stellen via een gedeelde en afgesproken kalender. Sommige methoden om de situatie te bestrijden variëren van het gebruik van technologie tot het uiteenzetten van de verwachte vereisten van communicatie en coördinatie tussen het offshore-team en de planner vanaf het begin van het project, zodat het projectteam weet wat van hen wordt verwacht. Rely on email? Direct line via Phone? One of the solutions is to set a regular drumbeat schedule meetings and updates via a shared and agreed calendar. Some of the methods for combating the situation range from the use of technology, to setting out the expected requirements of communication and coordination between the offshore team and the scheduler from the outset of the project so that the project team know what is expected of them.
Videoconferenties en communicatieplatforms kunnen planners echt helpen.
Ze verbeteren de communicatie en samenwerking binnen het projectteam en populaire communicatiemiddelen zijn Skype voor Bedrijven en veiliger aanbiedingen van bedrijven zoals Go to Meeting en Cisco Webex.
Soms is er veel waarde om uw scherm live te kunnen delen met uw offshoreprojectteam, zodat u het schema kunt bouwen, bijwerken en wijzigen, met het voordeel dat het projectteam deze realtime kan bekijken en directe feedback kan geven. De planner kan deze wijzigingen onmiddellijk weergeven en het projectschema op een steeds gedetailleerde manier kan verfijnen, met als resultaat dat detaillering en afspreken sneller moet zijn ...
Wees duidelijk en plan van tevoren wanneer er samenwerkingsvergaderingen zullen plaatsvinden en hoe.
Inbelnummers voor teleconferenties en of de communicatiemethoden moeten van tevoren worden verzonden via een effectieve methode die uw projectteam bereikt.
Het is een goed idee om ten minste één, zo niet twee mensen op de offshore locatie te hebben die het projectteam zullen coördineren en ervoor zorgen dat ze beschikbaar worden gemaakt voor activiteiten zoals het ondersteunen van de opbouw van het projectschema, het beoordelen en instellen van de baseline, het beheren en omgaan met veranderingen en updates plannen.
Dat brengt ons bij een volgende uitdaging: plan updates.
Met betrekking tot geplande updates: wie gaat de prestaties verifiëren?
Zijn er voor planners de prestatie-updates ontvangen van het offshore-team op basis van vooraf afgesproken kredietregels?
Of zijn ze gebaseerd op iemands interpretatie van de voortgang?
Wie gaat er op de offshore-locatie bestellen om de update van de planningprestaties te verifiëren aan de hand van real-world vooruitgang voordat deze wordt gepubliceerd en gedistribueerd?
U wilt niet in de positie zijn om niet-accurate projectprestaties aan het management en belanghebbenden te melden of materiaal te bestellen wanneer het project niet zo ver gevorderd is als wordt gerapporteerd.
Software oplossingen
Welke software gaat u kiezen of krijgt u een mandaat voor het plannen van uw project?
Voor offshore en verspreide projectteams bieden Oracle Primavera P6-samenwerkingstools via webtoegang projectteams een oplossing. P6-webtoegang biedt een planningsplatform voor samenwerking voor het beheren van projectplanningen.
P6-webtoegang biedt drie soorten werkruimten:
Dashboards
Projectwerkruimte
Werkgroepen
Deze zijn ideaal voor het delen en beheren van offshore-planningen en projectinformatie.
Met Primavera EPPM-webtoegang kunt u projecten creëren, plannen en beheren, ongeacht of deze eenvoudig of ingewikkeld online zijn.
Met gebruik van het beveiligingsniveau kunnen projectdeelnemers alleen de informatie zien en bijwerken, die ze nodig hebben.
Als onderdeel van deze oplossing biedt Primavera Workgroups een samenwerkingsruimte voor mensen die aan een project werken.
Projectleden kunnen de pagina Werkgroepen gebruiken om problemen met documenten en de informatie die relevant is voor hun deel van het project te bekijken.
Naast werkgroepen biedt Oracle Primavera Workspace een startpagina voor de project- en projectinformatie.
Elk teamlid bekijkt dezelfde projectgerelateerde informatie, zoals de status van een projectmijlpaal, gedetailleerde activiteitenplanning en projectdocumentatie.
Dashboards maken het eenvoudig voor de planner om de projectplanning met het team te delen en om zichtbaarheid te krijgen in de projectprestaties; zoals projectstatus en -statistieken die elk lid van het projectteam de informatie bieden die ze nodig hebben, waar ze ook zijn, om projecten van elke omvang te plannen, beheren, controleren en af te leveren.
Het wordt echt een uitdaging en een probleem voor een projectteam als de informatie die ze bekijken niet de nieuwste versie is en niet wordt bijgehouden.
De planner kan er niet zeker van zijn welke versies van planners zijn afgedrukt of dat ze zijn bekeken door bijlagen te delen, bijvoorbeeld via e-mail.
Stel uw software-oplossing op als broncentrum voor bronwaarschuwingen en publiceer een update-kalender voor projectoverleg, samen met het beheer van gebeurtenissen zoals change control, een lange weg om de werkzaamheden van een projectplanner te vereenvoudigen en projecten succesvol af te leveren.
PrimaveraReader biedt projectmanagers en projectteams een goedkope schaalbare oplossing voor het publiceren en delen van projectschema's van Primavera P6 en biedt een volledig scala aan voordelen waarmee gebruikers projectkosten kunnen verlagen vanwege betere prestaties door analyse van de activiteitdetails met eenvoudige visualisatie in Gantt diagram-, WBS-, OBS-, Resources- en Toewijzingsweergaven; samen met het importeren van aangepaste layouts en filters voor afstemming binnen de bedrijfsomgeving; analyse van de relaties tussen opvolger, voorganger inclusief Trace Logic View; en vergelijking van basislijnen en eenvoudig volgen van wijzigingen van de vorige planningsversie.
Overzicht
Het beheren van offshore-teams is moeilijk en het vraagt veel betrokkenheid van alle betrokkenen. Je moet nog beter zijn in documentatie, kennis delen en teambuilding dan wanneer je iedereen in dezelfde kamer hebt.Labels:Offshore, Primavera P6, PrimaveraReader
